Blog GoWork.pl: Szkolenia

Jak pracować efektywniej?

Jak pracować efektywnie?

Duża ilość obowiązków bywa przytłaczająca. Pracujemy długo, chcąc wywiązać się ze wszystkich obowiązków. Lepiej jednak pracować krócej, ale mądrzej. Jak tego dokonać?

Nadmiar obowiązków szkodzi

Żyjemy coraz szybciej, mamy coraz mniej czasu dla siebie – brakuje nam go na odpoczynek, kawę ze znajomymi, a nawet dla rodziny. Jednocześnie nie ograniczamy swojej pracy zawodowej do 8 godzin w niej spędzonych. Nadgodziny stają się normą, a mimo to mamy wrażenie, że nie wykonaliśmy wszystkich zaplanowanych na dany dzień zadań. Odbija się to nie tylko na jakości naszego życia, ale również na efektywności. A to z kolei ma ogromny wpływ na jakość wykonywanych przez nas zadań. Pracownik zmęczony fizycznie i psychicznie, przytłoczony nadmiarem obowiązków jest zniechęcony, a przez to mniej wydajny. Jednocześnie nierzadko podporządkowuje swoje życie prywatne pracy. Powstaje swego rodzaju błędne koło – pracujemy więcej, bo wydaje nam się, że tego wymaga sytuacja – dążenie do awansu, zarabiania większej ilości pieniędzy lub po prostu utrzymania obecnego stanowiska. Wcale nie oznacza to jednak, że powierzone zadania wykonujemy lepiej. Można jednak tego uniknąć. Wystarczy zastosować się do kilku prostych zasad, by pracować lepiej, krócej – słowem efektywniej.

Mniej znaczy lepiej

Nie każde zadanie jest tak samo ważne. Ustalenie priorytetów znacznie ułatwia ich wykonywanie. Warto przygotować listę tego, co powinniśmy zrobić w pierwszej kolejności. Uważa się, że człowiek jest w stanie podzielić swoją uwagę na maksymalnie 3 zadania, choć to nie do końca prawda. Próby wykonywania większej liczby niż przytoczonej okażą się jałowe – nie tylko stracisz czas, ale jakość twojej pracy będzie gorsza. Podzielność uwagi to mit – przynajmniej jeśli chodzi o pracę. Dowodzą temu badania – jedno z nich przeprowadzone zostało w 2005 roku w Anglii. Trzy grupy osób wykonywały test inteligencji, każda z nich w innych warunkach. Pierwsza z nich skupiła się tylko na zadaniu, druga dodatkowo odbierała e-maile i SMS-y. Z kolei ostatni zespół wykonywał testy w stanie odurzenia. O ile dla nikogo nie było niespodzianką, że to pierwsza grupa osiągnęła najlepsze wyniki, to fakt, że rezultaty osób odurzonych były lepsze od drugiego zespołu mogą zaskakiwać. Wykonywanie kilku zadań jednocześnie obniża zatem naszą efektywność. Skup się na wykonywaniu najważniejszych zadań z listy, realizuj je krok po kroku. Oczywiście pamiętaj, by ograniczyć wszelkie czynniki, które mogą cię rozpraszać – sprawdzenie poczty, mediów społecznościowych, nowinek ze świata – zostaw to na później. Im bardziej będziesz zaangażowany w to co robisz, tym szybciej zrealizujesz postawiony cel.

Nie odkładaj pracy na później

Jeśli jakieś zadanie zajmie Ci nie więcej niż 10 minut – zrób je od razu. Taką zasadę wprowadził w 1983 roku wśród pracowników jednego ze szwedzkich banków Keery Gleeson, autor programu efektywnościowego PEP (Personal Efficiency Program). Jest on ekspertem w dziedzinie organizacji pracy. W swojej karierze doradzał największym firmom na świecie, poprawiając efektywność pracy osób zatrudnionych w przedsiębiorstwie. Zgodnie z założeniami jego teorii, odkładanie zadań, które nie zajmują dużej ilości czasu, powinny być wykonywane „z marszu”. Odkładanie ich na później okaże się tylko stresogenne. Upływający czas nie sprawi, że zacznie ich ubywać. Dla własnego komfortu psychicznego warto wykonać je od razu. Jeśli jest to jednak z jakichś czynników niemożliwe, koniecznie należy ustalić konkretny termin jego wykonania i konsekwentnie się w nim trzymać. Zasadę wprowadzoną przez Gleesona stosują największe firmy na świecie, takie jak: EY, Shell, Ikea, Unilever Lloyds Bank, Credit Agricole, a nawet Komisja Europejska.

Planuj swoje zadania

Skoro praca pochłania znaczącą część twojego czasu, to warto ją odpowiednio zaplanować. Zajmie to tylko chwilę, a znacznie usprawni twoje działania. Warto usiąść wieczorem przy kubku herbaty i przygotować taki dokument. Dobry plan to taki, który uwzględnia nie tylko czynności, które chcesz wykonać, ale również szacowany czas niezbędny na ich realizację – to swego rodzaju zobowiązanie. Przyjęcie konkretnej daty wykonania np. projektu sprawi, że będziemy dążyć do dotrzymania terminu. Jeśli nie założyłbyś terminu, prawdopodobnie odwlekałbyś samo rozpoczęcie pracy. Pamiętaj jednak, że nie uda ci się zaplanować całego dnia – zawsze pojawią się rzeczy, których nie da się przewidzieć. Stąd warto zapoznać się z regułą 60:40. Zgodnie z nią powinniśmy planować 60% swojego czasu, pozostawiając pozostałe 40% na sprawy, które „wyskakują” na bieżąco np. niespodziewana wizyta znajomego.

Autor: GoWork.pl

Dodaj komentarz


SUBSKRYPCJA:

Otrzymuj powiadomienia o nowych postach na e-mail:

Archiwum: